【大学院留学】推薦状(Recommendation Letter)を準備する方法

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大学院留学の必要書類においてかなりのウェイトを占めるのが、出願者の学問上もしくは仕事上の業績について客観的な評価指標となる推薦状(Recommendation Letter)です。

推薦状は大学時代の先生や職場の上司などお世話になった方に執筆を依頼することになるので、多くの方にとって入手に際し心理的なハードルが一番高い出願書類ではないでしょうか。

また状況によっては、多忙のため断られてしまったり、そもそもお願いできる人がいない場合もあるかもしれません。

筆者は学術分野から2通の推薦状の提出が条件だったのですが、2通目の執筆者がなかなか見つからず不安な日々を過ごしました。

この件については結局仕事分野からの推薦状に代えることでクリアできたので、その経験も記事中に書いています。

また推薦者が英語NGだったため、翻訳会社に依頼した体験談についても書いています。

私の経験が少しでも役に立ちますと幸いです。

本記事では、学術分野からの推薦状を「アカデミック推薦状」、仕事分野からの推薦状を「プロフェッショナル推薦状」として話を進めます。

目次

推薦状の執筆依頼を行う

推薦状取得は時間に余裕をもって

推薦状は推薦者が執筆するため、入手するまで時間がかかります

出願直前の依頼は、推薦者に負担をかけてしまったり、最悪受けてもらえない可能性があり、マナーやエチケットの面からしてもデメリットしかありません。

筆者は出願1年前の段階で、まずゼミでお世話になった教授にコンタクトをとりました。早くても半年前くらいにはコンタクトを取るのがマナーかと思います。

推薦者を見つける(学術分野からの推薦状を入手する)

私が出願したコースはアカデミック色の強いものだったため、アカデミック推薦状を2通を用意する必要がありました。

アカデミック面での実績を一番よく知っている方は大学学部時代にゼミでお世話になった先生でしたので、1通目はその方に依頼することにしました。メールでコンタクトを取ってから直接お願いしたところ、快く承諾いただきました。

2通目については、大学で他に直接指導いただいた先生が他に居なかったため、学部時代に授業で最高評価をいただいた先生にダメ元でアプローチをしました。

しかしながら関係が薄かったこともあり、結局執筆いただくことはできませんでした。

推薦者を見つける(仕事関係からの推薦状を入手する)

大学院によっては「卒業後○年経過している場合はアカデミック推薦状に代えてプロフェッショナル推薦状を提出することで出願を認める」と記載している場合があります。

そのような大学院の場合は、条件を満たせばプロフェッショナル推薦状を提出することでアカデミック推薦状の提出が免除になります。

プロフェッショナル推薦状の執筆は、仕事上の業績について監督する立場にある上司に依頼するのが普通です。

私は直属の上司に今後のキャリア展望や学問分野への情熱を交えて執筆を依頼し、こちらも快く承諾いただくことができました。難色を示される可能性も想定していましたのでラッキーでした。

なお、プロフェッショナル推薦状に関する記載がウェブサイト上に無い場合でも、諦めずに大学院側に問い合わせをしてみることを強くおすすめします。

実際私は、大学院に事情を伝えてプロフェッショナル推薦状に代えることを認めてもらいました

推薦状の内容について推薦者に十分な情報提供を行う

推薦状に含めるべき内容を推薦者に伝える

推薦者が推薦状の執筆に慣れている・慣れていないを問わず、出願先が指定している推薦状の要件(文字数制限使用言語、他に特に含めるべき内容があれば大学院のウェブサイトに掲載されています)や提出方法はもちろん、推薦状に記載してもらいたい学業上や業務上の実績といった情報を可能な限り多く提供することが重要です。

文字数制限がない場合は、A4用紙1枚程度がスタンダードのようです。

情報を多く提供できればそれだけ精度が高く際立った特徴を持つ「強い」推薦状を入手できる可能性が高まるため、大学関係ではゼミ論やサークル活動、その他学業への取組姿勢や実績仕事関係では関わったプロジェクトや日頃の業務の成果等を詳細に伝えて執筆いただきました。

今回は文面を推薦者それぞれで考えていただくことができましたが、もし難しい場合は自分で文章を作成してから推薦者に署名のみ頂くことも視野に入れていました。

推薦状の使用言語はどうする?

推薦状を始めとする出願書類は大学院指定の言語のものを準備する必要があります。

海外の大学院では多くの場合、英語か現地語で書かれたものを提出する必要があるかと思います。私の場合は英語かフランス語での提出が求められていましたので、全て英語で提出することとしました。

今回は職場の上司に執筆いただいた推薦状が日本語だったので、ワードバイスの翻訳サービスを利用して英語に翻訳しました。

出願プロセスがオープンになってからの手続

推薦状の提出方法について

私が出願した大学院の場合は、以下のようなプロセスで推薦状の提出が行われました。

  1. 出願者が出願用ポータルに推薦者情報(氏名、役職、メールアドレス等)を登録
  2. 登録された推薦者に推薦状の提出に関するメールが送付される
  3. メールを受け取った推薦者が指示に従い推薦状の提出を完了させる

推薦状の提出方式には、レターヘッド及び署名付きの推薦状をPDF形式でアップロードする場合やフォームに直接入力していく方式等バリエーションがあるようです。

受験者は基本的に推薦状の内容を知ることは許されないため、メールが送付された後は推薦者に任せるしかありません。

しかし大学院によっては推薦者自身のことや受験者との関係について突っ込んだ内容が聞かれたりすることがあり、推薦者から問い合わせがあった際は適宜内容の確認や回答内容の英訳を行ったりしました。

なおエージェントを介して出願した大学院については手続方法が異なり、受験者はレターヘッド及び署名付きの推薦状をPDF形式でエージェント提出する形式でした。

推薦状提出後

推薦者が推薦状の提出プロセスを完了すると、大学院にもよりますがその旨のメールが届くとともにポータルの表示が提出済の内容に変わるのですぐに分かります。

まとめ

推薦状は出願書類の中で客観的に受験者の能力や業績を評価しまたポテンシャルを測るものなので、合否判定のうえで非常に重要なものです。

推薦者には忙しい業務の合間を縫ってまとまった時間を確保して取り組んでいただくことになるため、切り出すタイミングや完成までの期間設定にはかなり気を使いました。

私の場合は比較的スムーズに推薦者を見つけられ、大変強い推薦状を入手することが出来ましたが、大学時代の学習状況や職場環境によっては大学院の要求する推薦状の入手はかなり厳しいかもしれません。

もし要求されている推薦状の入手が厳しい場合は、私がアカデミック推薦状をプロフェッショナル推薦状に替えられたように、大学院に掛け合ってみるのも手かと思います。

以上です。参考にしていただけると嬉しいです。

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